Mitarbeiterinterview aufzeichnen: Wann ist KI erlaubt?

Ob ein Mitarbeiterinterview aufgezeichnet werden darf, wird relevant, sobald ein Teams-Mitschnitt oder ein Transkriptionswerkzeug bequemer erscheint als ein Protokoll. Die Frage gehört zur Interviewplanung interner Untersuchungen in Unternehmen.

Wann es strafbar ist, ein Mitarbeiterinterview aufzuzeichnen

§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB bestraft, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Ein Interview in der internen Untersuchung ist nichtöffentlich, weil es in einem geschlossenen Kreis mit erkennbarem Vertraulichkeitsanspruch stattfindet. Nach § 201 Abs. 1 Nr. 2 StGB ist auch strafbar, wer eine solche Aufnahme unbefugt gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht. Die Tat wird nach § 205 Abs. 1 S. 1 StGB nur auf Antrag verfolgt.

Unbefugt ist die Aufnahme nicht, wenn alle Gesprächsteilnehmer eingewilligt haben. Ein bloßes Beweissicherungsinteresse des Unternehmens rechtfertigt eine Aufnahme ohne Einwilligung in aller Regel nicht. Allein das Interesse, sich ein Beweismittel für zivilrechtliche Ansprüche zu sichern, rechtfertigt nach dem Bundesverfassungsgericht das heimliche Mithören nicht (BVerfG, Beschl. v. 09.10.2002 – 1 BvR 1611/96).

Ein KI-Werkzeug, das den Ton als abspielbare Datei speichert, nimmt das Wort im Sinne von § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB auf einen Tonträger auf. Ob eine Live-Transkription, die den Ton nur technisch flüchtig puffert und lediglich Text erzeugt, den Tatbestand erfüllt, ist nicht geklärt.

Für die Überwachung außerhalb der Befragung, etwa durch Video, GPS oder das Mitschneiden von Diensttelefonaten, gelten eigene Maßstäbe, die der Beitrag zur Strafbarkeit bei Arbeitnehmerüberwachung einordnet.

Wie Sie entscheiden, ob Sie das Mitarbeiterinterview aufzeichnen oder protokollieren

1. Protokoll als Regelfall wählen. Ein Ergebnisprotokoll genügt regelmäßig und vermeidet die Risiken einer Aufnahme. Ob der Befragte das Protokoll gegenliest oder abzeichnet, ist eine taktische Entscheidung zwischen Beweiswert und Angriffsfläche. Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO kann der Befragte grundsätzlich eine Kopie seiner Daten verlangen, bei Protokoll und Aufnahme gleichermaßen. Die Aufnahme gibt aber jedes Zögern und jede Spekulation wieder, und die Kopie darf die Rechte anderer, etwa der mit aufgenommenen Untersucher, nicht beeinträchtigen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO).
2. Werkzeug und Anbieter prüfen. Klären Sie vor der Interviewreihe, ob das Werkzeug Ton speichert, wo die Server stehen und ob der Anbieter Inhalte für eigene Zwecke nutzt. Setzt das Unternehmen das Werkzeug selbst ein, braucht es mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Setzt die beauftragte Kanzlei es ein, braucht auch sie regelmäßig einen solchen Vertrag, denn § 43e Abs. 8 BRAO lässt den Datenschutz unberührt. Die nach § 43e Abs. 5 BRAO nötige Einwilligung erteilt das Unternehmen als Mandant.
3. Mitbestimmung klären. Ein Aufzeichnungs- oder Transkriptionswerkzeug kann als technische Einrichtung zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auslösen, ebenso wie die Software für die Auswertung von E-Mails und Diensthandys in der internen Untersuchung.
4. Einwilligung vor Beginn einholen und ihre Reichweite festlegen. Wird aufgezeichnet, holen Sie die Einwilligung aller Teilnehmer vor dem Start ein und halten sie zu Beginn der Aufnahme selbst fest. Das gilt auch für eine Live-Transkription ohne Tonspeicherung, solange ihre Einordnung nach § 201 StGB ungeklärt ist. Weil auch der unbefugte Gebrauch strafbar ist, sollte die Einwilligung die vorgesehene Verwendung ausdrücklich abdecken, etwa die Weitergabe an Ermittlungsbehörden. Im Arbeitsverhältnis ist zudem zu prüfen, ob sie datenschutzrechtlich freiwillig ist (Art. 4 Nr. 11, Art. 7 DSGVO). Lehnt ein Mitarbeiter die Aufnahme ab, wird protokolliert. Ob er zur Aussage im Interview verpflichtet ist, hängt von der Aufzeichnung nicht ab.
5. Information, Speicherort und Löschung festlegen. Über Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, Speicherdauer und das Recht zum Widerruf der Einwilligung ist der Befragte bei der Erhebung nach Art. 13 DSGVO zu informieren. Die Verarbeitung von Aufnahme und Transkript stützt sich bei vorheriger Einwilligung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; ob § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG sie ohne Einwilligung trägt, ist nach BAG, Urt. v. 08.05.2025 – 8 AZR 209/21 gesondert zu prüfen. Legen Sie vor der Aufnahme fest, wo die Datei liegt und wann sie gelöscht wird, etwa sobald das Protokoll vorliegt. Ist ein Ermittlungsverfahren eingeleitet oder konkret zu erwarten oder verlangt die Staatsanwaltschaft die Herausgabe, setzen Sie die vorgesehene Löschung aus. Ist der Befragte selbst Hinweisgeber und findet das Gespräch als Zusammenkunft mit der internen Meldestelle statt, gilt § 11 HinSchG unmittelbar. Eine Tonaufzeichnung ist dann nur mit Zustimmung zulässig (§ 11 Abs. 3 HinSchG). Dient sie der Anfertigung eines Protokolls, ist sie nach dessen Fertigstellung zu löschen (§ 11 Abs. 4 HinSchG).

Welche KI-Funktionen vor der Transkription ausgeschlossen werden müssen

Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verbietet KI-Systeme zur Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz grundsätzlich, abgesehen von den eng umgrenzten medizinischen oder sicherheitsbezogenen Ausnahmen. Eine automatische Zuschreibung von Angst, Unaufrichtigkeit oder angeblichem Täuschungsverhalten aus Stimme und Mimik gehört deshalb nicht in das Interviewdesign. Eine reguläre Spracherkennung ist hiervon zu unterscheiden.

Automatische Transkripte können Verneinungen auslassen und Sprecher vertauschen. Aussagen, Zitate und Schlussfolgerungen sind durch einen verantwortlichen Menschen anhand rechtmäßig verfügbarer Ausgangsdaten zu prüfen. Eine bloße Einwilligung zur Aufnahme erlaubt keine unbegrenzte KI-Zweckänderung.

Was die Kanzlei beim Einsatz eines Transkriptionsdienstes beachten muss

Rechtsanwälte müssen Dienstleister bei Zugang zu Mandatsgeheimnissen nach § 43e BRAO sorgfältig einbinden. Der Vertrag bedarf der Textform und muss eine Verschwiegenheitsverpflichtung enthalten (§ 43e Abs. 3 BRAO). Dient eine Transkription unmittelbar dem einzelnen Mandat, verlangt Abs. 5 die Einwilligung des Mandanten. Für Dienste im Ausland gilt zusätzlich der Geheimnisschutzmaßstab des Abs. 4.

Für Anwälte entstehen bei pflichtwidriger Einbindung oder fehlender Verschwiegenheitssicherung des Dienstleisters eigene Risiken aus § 203 StGB. Auch bei einem zulässigen Tool bleiben Art. 28 DSGVO, Löschung, Unterauftragsverhältnisse und Drittstaatentransfers zu prüfen.

Wann die Staatsanwaltschaft eine Interviewaufnahme beschlagnahmen kann

Ein Mitschnitt im Unternehmens-Cloudspeicher ist nicht allein wegen anwaltlicher Beauftragung nach § 97 StPO geschützt. Liegt er bei der Kanzlei, gilt ebenfalls kein pauschaler Beschlagnahmeschutz: Die verfassungsgerichtlich nicht beanstandete Auslegung im Jones-Day-Komplex stellt auf Gewahrsam, konkreten Beschuldigtenbezug und Mandatsverhältnis ab (BVerfG, Beschl. v. 27.06.2018 – 2 BvR 1405/17). Die Rolle der Untersuchungskanzlei ist deshalb vorab zu bestimmen.

Ab wann sich die Aufnahme nicht mehr zurücknehmen lässt

Eine Aufnahme ist ab ihrer Entstehung ein mögliches Beweismittel; § 97 StPO ist gesondert zu prüfen. Eine unbefugte Tonaufnahme kann nach § 201 Abs. 1 StGB bereits mit dem Mitschnitt vollendet sein, auch wenn sie später gelöscht wird. Wer Beweismittel gezielt mit dem Vorsatz beseitigt, die Bestrafung eines anderen zu vereiteln, riskiert zudem § 258 StGB. Aufzeichnung, Einwilligung und Löschkonzept gehören vor den ersten Termin.

Ein typischer Fehler ist ein Teams-Mitschnitt, der startet, bevor alle Teilnehmer eingewilligt haben. Ebenso fehlerhaft ist ein Transkriptionsdienst, der den Ton standardmäßig beim Anbieter speichert. Ohne Lösch- und Sperrkonzept entstehen unnötige zusätzliche Datensätze und mögliche Beschlagnahmegegenstände.

In Verfahren mit umfangreichen Interviewreihen zeigt sich erfahrungsgemäß, dass ein Ergebnisprotokoll dem Unternehmen im späteren Strafverfahren weniger Angriffsfläche bietet als ein Wortlautmitschnitt. Ein Mitschnitt ist dort vorzugswürdig, wo der genaue Wortlaut selbst Beweisthema wird, etwa bei einer Aussage, auf die eine Kündigung gestützt werden soll.

Ob aufgezeichnet wird, wie weit die Einwilligung reicht und in wessen Gewahrsam die Datei liegt, wird vor dem ersten Interview festgelegt. Diese Festlegung trifft in der Regel der Anwalt, der die Untersuchung für das Unternehmen führt oder begleitet.

Quellen

• BVerfG, Beschl. v. 09.10.2002 – 1 BvR 1611/96, 1 BvR 805/98, BVerfGE 106, 28 = NJW 2002, 3619 (heimliches Mithören).
• BVerfG, Nichtannahmebeschl. v. 27.06.2018 – 2 BvR 1405/17, 2 BvR 1780/17, NJW 2018, 2385 (Jones Day).
• Normen: § 77b StGB, § 201 StGB, § 203 StGB, § 205 StGB, § 258 StGB, § 97 StPO, § 112 StPO, § 43e BRAO, § 87 BetrVG, § 11 HinSchG, Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO).
• Art. 5 KI-Verordnung (EU) 2024/1689 (Verbot der Emotionserkennung am Arbeitsplatz, konsolidierter Stand 2026).